Protocollare un documento

A tutti i cittadini interessati, residenti e non residenti

L’ufficio protocollo provvede alla gestione informatica del protocollo sulla base del Manuale di gestione e conservazione dei documenti adottato dal Comune.
Ha il compito di registrare tutti i documenti in entrata al Comune, che possono pervenire per posta, per e-mail, pec, oppure possono essere consegnati di persona.
La registrazione informatica di protocollo consiste nell’assegnazione di un numero progressivo ad ogni documento e nella sua classificazione alla categoria corrispondente al tipo di atto.
Mentre la corrispondenza in uscita (la risposta ad un documento in entrata) viene eseguita direttamente dall’ufficio competente per materia.
Un altro compito dell’ufficio protocollo è quello della distribuzione dei documenti di competenza ai vari uffici del Comune, in modo da consentire un corretto svolgimento della loro attività.
Chi dovesse consegnare a mano corrispondenza, petizioni, domande, istanze ed altri atti, indirizzati al Comune o al Sindaco, deve farli pervenire all’ufficio protocollo. I documenti sono registrati ed inoltrati all’ufficio competente.  La ricevuta può essere prodotta con qualsiasi mezzo che ne attesti il giorno della consegna. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di gestione documentale che su richiesta possono essere rilasciate.

Chiunque abbia la necessità di presentare un’istanza, una richiesta o consegnare della documentazione, può consegnarla attraverso:

• Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) protocollo.casatenovo@legalmail.it 
• Posta Elettronica Ordinaria (P.E.O.) ufficio.protocollo@comune.casatenovo.lc.it 
• il servizio postale;
• consegnati di persona all’Ufficio Protocollo (secondo piano del palazzo Comunale) negli orari apertura al pubblico:
  Lunedì 9.00-12.30 e 16.00-18.00;
  Martedì 9.00-13.00;
  Giovedì 9.00-13.00;
  Venerdì 9.00-13.00.

La registrazione del documento inviato al Comune di Casatenovo. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l'effettivo di un documento ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

La registrazione della documentazione pervenuta avviene normalmente in giornata o comunque entro due giorni lavorativi successivi a quello di arrivo. Ai fini della gestione del protocollo non sono in ogni caso considerati lavorativi il sabato, la domenica e i festivi.
La postazione di protocollo ricevente, nel caso in cui non sia possibile la registrazione immediata del documento analogico, attesta la data di arrivo, e se necessario l’ora, con apposito timbro che fa fede in caso di scadenze relative al procedimento in corso. In ogni caso, della ricezione del documento da parte del Comune, fa sempre fede la data di ricevuta della raccomandata, o la ricevuta della PEC.

Nessun costo

Per tutto quanto non indicato si rimanda al Manuale di gestione e conservazione dei documenti adottato dal Comune