Ha il compito di registrare tutti i documenti in entrata al Comune, che possono pervenire per posta, via fax, per e-mail, pec, oppure possono essere consegnati di persona.
La registrazione informatica di protocollo consiste nell’assegnazione di un numero progressivo ad ogni documento e nella sua classificazione alla categoria corrispondente al tipo di atto.
Mentre la corrispondenza in uscita (la risposta ad un documento in entrata) viene eseguita direttamente dall’ufficio competente per materia.
Un altro compito dell’ufficio protocollo è quello della distribuzione dei documenti di competenza ai vari uffici del Comune, in modo da consentire un corretto svolgimento della loro attività.
Chi dovesse consegnare a mano corrispondenza, petizioni, domande, istanze ed altri atti, indirizzati al Comune o al Sindaco, deve farli pervenire all’ufficio protocollo. I documenti sono registrati ed inoltrati all’ufficio competente. La ricevuta può essere prodotta con qualsiasi mezzo che ne attesti il giorno della consegna. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di gestione documentale che su richiesta possono essere rilasciate.
Ha inoltre competenza per la tenuta dell’archivio comunale, sia corrente sia di deposito e provvede alla messa a disposizione della documentazione agli uffici ed agli utenti autorizzati.
